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Um grupo de WhatsApp pode ser muito útil em condomínios para a comunicação entre síndicos e moradores.

O síndico pode se beneficiar de todos os recursos do aplicativo para se aproximar dos moradores e criar um canal digital de comunicação e relacionamento transparente com todos os condôminos.

Uma vantagem é que, ao contrário de outros meios, como o telefone, o WhatsApp permite que informações sejam passadas a todos os interessados de uma só vez. Isso representa otimização de tempo e esforços por parte do síndico.

Para que um grupo de WhatsApp seja utilizado de forma assertiva pelos síndico e condôminos é fundamental ter alguns cuidados.

O mau uso do aplicativo é capaz de fazer com que ele perca sua finalidade, que nesse caso é a comunicação sobre os interesses coletivos. Além disso, algumas situações podem implicar até mesmo em processos judiciais.

Separamos abaixo algumas dicas que podem ajudar:

1 - Discuta o assunto em assembleia.
Antes de criar um grupo de WhatsApp para o condomínio, o síndico deve propor a ideia em assembleia para verificar o nível de aprovação dos moradores. Caso a maioria tenha interesse em participar e outros não queiram ser adicionados, o gestor do condomínio deve respeitar as opiniões individuais e inserir somente os interessados. Situações desagradáveis podem acontecer, se o síndico tomar uma atitude isolada e adicionar os condôminos sem o seu consentimento. 

2 - Crie regras de utilização.
Para que o grupo de WhatsApp do condomínio atinja seu objetivo, é essencial que o síndico estabeleça regras desde a sua criação.Isso inclui informar quais assuntos podem ser tratados e quais são proibidos, estabelecer regras de boa convivência, horários para o grupo silenciar, entre outros.

Essa ação contribui para que os assuntos principais, ou seja, os interesses coletivos não acabem desvirtuados em função de mensagens de “bom dia”, “boa noite” ou envio de imagens/vídeos que nada tem a ver com o escopo do grupo.

3 - Informe os moradores sobre possíveis sanções.
Além das políticas do grupo de WhatsApp, o responsável deve deixar claro a todos os participantes que críticas sem fundamento, xingamentos e discussões podem acabar em situações desagradáveis e desnecessárias. 

4 - Não deixe ninguém sem resposta.
De nada adianta criar um grupo de comunicação entre o síndico e os moradores se, quando esses fazem questionamentos ficam sem respostas. Nesse caso, é fundamental que o síndico não deixe nenhum condômino sem esclarecimentos e responda o mais rápido possível. Caso esteja ocupado, informe que dará um retorno assim que possível.

5 - Separe as conversas coletivas das individuais.
Imagine que você está em um grupo de WhatsApp do condomínio e, de repente, começa uma longa conversa entre o síndico e um dos moradores sobre um vazamento que só está afetando uma unidade. Nada agradável, concorda? O ideal nesses casos é tratar o assunto de forma individual e particular com o morador, poupando assim o restante do grupo com diversas notificações.

6 - Não é necessário que a Administradora de Condomínios seja incluída nos grupos internos. 
A administradora deve estar disponível para orientar o condomínio de forma objetiva e estruturada, e prestar esclarecimentos em grupo no tempo desejado. É ideal que o Síndico trate os assuntos e informações junto a Administradora de forma isolada e pelos canais definidos com sua contratada, podendo a posição da empresa ser informada a todos pelo representante do condomínio.

Como você pôde comprovar, um grupo de WhatsApp pode auxiliar na comunicação entre síndico e condôminos. Porém, tão fundamental quanto criá-lo é obedecer determinadas regras para evitar problemas futuros.

Fonte: PROAD