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Reunião de condomínio. “Pronto! Lá vem.” “Deve ser prá aumentar o condomínio.” “Tô fora.” Infelizmente, estas são reações comuns dos moradores de condomínios quando recebem uma carta de convocação para assembleia, não é mesmo? Por isso, hoje vamos elencar algumas dicas para síndicos, que querem mudar esta situação e contar com o maior número possível de participantes nestas ocasiões. 

Com a vida corrida que todos levam, está cada vez mais difícil conseguir aprovar pautas importantes que embora possam contribuir para uma melhora na vida em comunidade do condomínio, necessitam de aprovação de número determinado de presentes à reunião.

Mas é possível, sim, fazer dessas reuniões algo mais agradável e menos chato. Veja que o encontro pode ser mais produtivo e com objetivos claros que agradem a todos e sem tomar muito tempo.

Aqui vão algumas dicas para revolucionar a sua próxima organizaçãode reuniões:

1. Atrair os condôminos é fundamental.
Coloque observações na convocação, como: “a sua presença é indispensável para o bom andamento e valorização do nosso patrimônio” e “os ausentes, por Lei, deverão acatar com todas as decisões tomadas”. O síndico e a administradora devem continuar chamando os condôminos para a reunião, com lembretes no quadro de avisos do condomínio, e-mails e até Whatsapp, 15 dias antes da reunião, uma semana antes, dois dias antes e na própria data também.

2. Sua pauta deve conter os tópicos importantes que serão tratados na reunião. 
Para isso, faça um detalhado planejamento prévio. Defina o que será tratado para poder controlar os debates de maneira prática.

Estabeleça um tempo específico para cada tema que será abordado. Isso fará com que as reuniões não sejam extensas e cansativas, reduzindo assim a evasão dos moradores. Quando os assuntos forem abordados e mais de uma pessoa queira se manifestar, relembre-os sobre o propósito de cada assunto e garanta a otimização do tempo, melhorando a comunicação entre todos.

3. Mais reuniões com menor duração.
Em vez de fazer uma ou duas assembleias durante o ano, acumulando muitas pautas a serem tratadas, realize mais reuniões com no máximo três itens. Assim, serão mais curtas e objetivas, de forma a não cansar e conseguir melhores resultados.

4. No início das reuniões, leia a ata da assembleia anterior.
Isso é feito somente para ratificar ou alterar a redação, verificando que o que foi decidido esteja ali descrito. Pode ser que alguns insatisfeitos com as decisões do encontro anterior aproveitam-se deste item para tentar alterá-las. Explique que isso não é possível, nem permitido.

5. Evite colocar na pauta, geralmente no último item, os “assuntos gerais”.
Isso só serve para gerar reclamações, pedidos e outras inconveniências que não agregam valor ao propósito da reunião. Explique que isso pode ser feito através de conversas em outros momentos, e-mails, telefonemas ou no livro de ocorrências próprio para este fim.

6. Criatividade para garantir o quórum.
Para garantir o quórum, já que as reuniões precisam de um número mínimo de moradores para se desenvolver e para haver a votação de ideias e novos projetos, evite o desânimo dos participantes. Crie algo dinâmico, que chame a atenção e desperte o interesse dos condôminos em participar. Um exemplo é oferecer cafezinhos e algo para comer. Nada muito sofisticado, mas que atenda quem for diretamente após o trabalho.

7. Esclareça a previsão orçamentária já na convocação.
Assim, os condôminos poderão ler detalhadamente e decidir com maior propriedade, evitando perda de tempo durante a reunião. Desta forma, você terá menos dificuldade em fazer com que os condôminos entendam a previsão e definam em conjunto as prioridades de manutenção, novos projetos e/ou aumento do valor da taxa condominial, entre outros aspectos.

8. Ao escolher o presidente, tente direcionar para um condômino que seja, além de carismático, objetivo.
É ele que deve controlar os andamentos dos trabalhos sem deixar que as discussões se prolonguem. E que, logo após os debates, coloque rapidamente o assunto em votação.

Viu como é possível desenvolver uma reunião de condomínio mais agradável e produtiva? Pode até parecer cansativo, mas além de facilitar o seu trabalho, estas dicas podem trazer ótimos resultados.

Fonte: Tudocondo