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A convenção e o regulamento interno são os pilares da vida em condomínio. Nesses documentos constam as informações de como deve ser a vida no local.

Por isso, o fato de estarem bem redigidos e atualizados com a realidade do condomínio e da legislação atual pode trazer diversas vantagens para a administração.

O papel da convenção e do regimento (ou regulamento) interno:

• Na convenção são firmadas as regras mais globais do empreendimento: como serão cobrados os inadimplentes, como é a divisão das despesas, o que é a fração ideal, etc.

• Já o regulamento interno (também conhecido como regimento interno ou RI) trata de assuntos mais relacionados ao dia-a-dia como o uso do salão de festas, piscina, procedimentos de segurança, entre outros.

Esses documentos são elaborados, a princípio, pela construtora. A empresa deve registrar a convenção antes mesmo de começar a construir o condomínio. Na assembleia de instalação (primeira assembleia com os moradores) são discutidos alguns pontos referentes à convenção e ao regulamento interno, para que os documentos fiquem de acordo com aquela comunidade. 
Vale dizer que condomínios muito antigos podem não ter uma convenção registrada em cartório, o que dificulta muito a parte prática da gestão por parte do síndico e da administradora. Para esses casos, é fundamental que a convenção e o regulamento interno sejam instituídos o mais rápido possível.

Por que atualizar

É fundamental manter esses documentos em dia para que os regramentos do local sigam o uso que a comunidade deseja fazer daquele espaço. E também para seguir novidades na legislação, por exemplo.

Veja abaixo algumas possibilidades que se abrem ao se atualizar a convenção de condomínio:

• Elevar os juros de mora sobre cotas venvidas de 1% para até 10% ao mês, ou seja, 0,33% ao dia. Se a convenção não determinar esse percentual, o condomínio só poderá aplicar juros de mora de, no máximo, 1% ao mês. (Art. 1.336 / § 1o.: O condômino que não pagar a sua contribuição ficará sujeito aos juros moratórios convencionados ou, não sendo previstos, os de um por cento ao mês e multa de até dois por cento sobre o débito.)

• Estipular regras para o protesto cotas vencidas (permitido somente para alguns Estados.)

• Estabelecer um número máximo de procurações que um morador pode apresentar (duas, geralmente)

• Estipular multa de um até cinco vezes o valor da taxa condominial, no caso do condômino não cumprir reiteradamente as suas obrigações legais para com o condomínio. Essa prática está discriminada no artigo 1.337 do Código Civil. Por se tratar de uma multa bastante polêmica, é fundamental que o condomínio se cerque de cuidados ao multar um condômino dessa forma. Além da penalidade constar na convenção, é recomendável a ajuda de um advogado.

• Destituição do síndico com maioria simples, desde que se comprove má gestão do mesmo.

• Aprovar a presença de animais de estimação nas unidades (mesmo que a convenção seja contra, os condôminos têm esse direito).

• Estabelecer a obrigação (ou não) de firma reconhecida nas procurações confeccionadas e utilizadas nas assembleias
• A possibilidade de multar um condômino sem antes adverti-lo, dependendo da situação: se um morador causa danos ao condomínio durante uma mudança, ou se permite que seu filho menor de idade dirija dentro do condomínio, não se deve esperar que a situação ocorra novamente antes de multá-lo.

• Aumento do conselho consultivo: estabelecer a necessidade de um conselho consultivo ajuda a manter a gestão do condomínio mais transparente e democrática.

• Estabelecer como regra (ou opção) o uso de câmaras de mediação e arbitragem para solucionar atritos entre os condôminos e também casos de inadimplência. Dessa forma, os litígios internos podem ser resolvidos com mais rapidez - e os condôminos envolvidos devem comparecer às seções de mediação e arbitragem. 

• Vedar o uso de algumas áreas comuns por parte do inadimplente: apesar de controversa, medida tem mais força caso conste na convenção. Importante apontar que as áreas "proibidas" seriam aquelas que necessitem de aluguel, como salão de festas e áreas gourmet. Proibir o uso da piscina ou dos elevadores, por exemplo, é ilegal.

• Modernização do regulamento interno. Com essa alteração, podem ser atualizados procedimentos como: futuro quórum necessário para alterações no documento, regras para entrada de visitantes e fornecedores, novos horários de uso das áreas comuns, regularidade de algumas manutenções, proibir o uso das áreas comuns por parte dos visitantes (caso comum em grandes empreendimentos) e economia com correios. Nesse caso, os condôminos que recebem correspondência no local mas não moram ali ficam responsáveis pelos custos de envio de correspondência.

IMPORTANTE: Vale lembrar que as alterações na convenção e no regulamento interno não devem contrariar leis federais, estaduais ou municipais.

Quórum para alteração da convenção e regulamento interno

Para que essas mudanças aconteçam, é necessária uma votação, com quórum qualificado, em uma assembleia convocada para esse fim. Ou seja: se for mudar a convenção ou o regulamento interno, essa informação deve constar já na convocação da assembleia.

Alteração da Convenção:

O quórum é conhecido e bem estabelecido para alterar a convenção: dois terços de todos os proprietários. 

Alteração do Regimento Interno:

Para mudar o regulamento interno, o entendimento atual é o quórum de maioria simples, ou seja, 50% mais um dos presentes na assembleia.

Há casos em que a própria convenção estipula o quórum necessário para a alteração do RI. Se for essa a situação, é essa a regra que o condomínio deve seguir.

Ajuda profissional

É fundamental que ao se alterar esses documentos, principalmente a convenção, que se conte com um profissional especializado em condomínios. 

"Mudar a convenção é algo bastante trabalhoso e custoso para o condomínio. Por isso, é imprescindível que ao fazer essas alterações o condomínio conte com um advogado especialista em condomínios. Já vi alterações em convenções que não foram exatamente produtivas, justamente por terem sido feitas por advogados que não eram da área", salienta Alexandre Marques, advogado especialista em condomínios.

Como conseguir o quórum para a alteração

Aqui é o “passe de mágica”, ou a parte onde a alteração desses documentos emperra. Afinal, como conseguir a aprovação de dois terços dos proprietários?

Em diversos condomínios esse quórum é praticamente proibitivo.

A sugestão mais recorrente é optar pelas procurações. Com as procurações em mãos, quem estiver na assembleia representa aqueles que não puderam estar presentes – e pode, inclusive, votar.

Importante checar se a convenção faz menção a número máximo de procurações por pessoas, e se membros do conselho podem portá-las na assembleia.

Outro caminho é atrelar a assembleia de alteração da convenção a uma reunião com alto índice de participação – como a de vagas de garagem. 

Uma terceira via  é manter a assembleia aberta durante um certo período, como uma semana, por exemplo. Nesse caso, há mais tempo para colher os votos e as assinaturas.

Sugestão de passo a passo

1º - Elaborar uma minuta e divulgar no site do condomínio para que todos apresentem sugestões de alteração da Convenção (com prazo para respostas);

2º - Fazer uma segunda minuta com as devidas alterações e repassá-la para os interessados antes da assembleia;

3º - Se possível colher procurações específicas para aprovar a nova Convenção após todos se cientificarem sobre o teor do acordo a ser aprovado;

4º - Marcar a assembleia, após obter os 2/3 de procurações necessárias através de edital preciso;

5º - E finalmente aprovar a nova Convenção (re-ratificação).

Como deve ser a Ata

Importante que, para passarem a valer, essas mudanças devem estar em uma ata extremamente bem redigida, feita por um profissional. Em assembleias desse tipo é fundamental contar com o apoio da administradora do seu condomínio para que o trâmite corra perfeitamente.

Encerrada a assembleia e munida da ata, a administradora registra a nova convenção no cartório onde o antigo documento estava.

Qualquer dúvida nós da Revejo Administradora de condomínios estaremos à disposição para esclarecimentos.

Artigo original no site SindicoNet.com.br