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Por ter como missão cuidar do bom funcionamento do edifício, atendendo às demandas dos moradores, cumprindo as obrigações legais e orçamentos definidos e garantindo a resolução de eventuais conflitos, ser síndico é uma grande responsabilidade. Em meio a tantas responsabilidades somadas as atividades pessoais e profissionais, sua rotina de administração pode ficar comprometida, gerando dificuldades de gestão. Como resultado, leva-se mais tempo e é preciso empenhar ainda mais esforços para executar todas as tarefas necessárias a uma boa administração. Melhor evitar esse cenário, não concorda? Pois algumas dicas podem mudar esse panorama, otimizando a rotina do síndico. Continue lendo o guia do síndico e veja como pode melhorar suas tarefas na função:

1- Contrate uma boa administradora de condomínio
A contratação de uma boa administradora é o primeiro passo para otimizar sua rotina como síndico. A administradora será fundamental para te dar apoio para todas as tarefas, além de fazer toda a contabilidade, gestão de recursos humanos, cobrança e fornecer apoio legal. Busque referências com outros síndicos e conheça pessoalmente a estrutura da administradora.

2- Estabeleça horários definidos
É bem comum que, sendo síndico, você tenha que lidar com todo tipo de ocorrência nas mais diversas horas do dia. E isso pode acontecer até mesmo depois de um dia cansativo de trabalho, enquanto você recupera suas energias. Tal situação, se recorrente, acaba prejudicando sua qualidade de vida. Nesse sentido, uma forma de otimizar a rotina é estabelecer horários e dias definidos para cuidar de suas funções como síndico, período também em que os condôminos poderão procurá-lo para tratar de quaisquer assuntos. Com essa tática, você conseguirá resolver os problemas diretamente com as pessoas envolvidas, o que reduz o tempo gasto com a busca por soluções. Só vale ressaltar um detalhe: garanta também que os moradores possam fazer suas reclamações e solicitações junto a um livro específico no caso de você não estar disponível. A utilização da administradora do Condomínio para centralizar e organizar essas reclamações e solicitações também é um caminho que pode ser seguido.

3- Fique por dentro da legislação
Um bom síndico deve constantemente se atualizar sobre as mudanças da legislação para evitar tomar atitudes equivocadas. Além disso, ao se manter muito bem atualizado sobre as regras que regem a administração de condomínios e o uso de imóveis em geral, também é possível evitar problemas como multas ou fiscalizações em geral. Fora isso, a legislação também é importante para garantir que todos os seguros estejam em dia. Com isso, todo o prédio fica devidamente protegido.

4- Regulamento Interno claro e abrangente
A lógica é simples: sua rotina se tornará muito melhor e mais fácil se as regras dentro do Condomínio estiverem claras e abrangentes. Para isso é fundamental existir um Regulamento Interno detalhado, englobando o máximo de situações possíveis de forma que a sua necessidade de arbitrar eventuais conflitos fique restrita a situações de exceção. Quanto menos você tiver que lidar conflitos, menor o seu stress e mais eficiente a sua rotina nas tarefas do Condomínio. O Regulamento Interno deve prever medidas disciplinares no caso de descumprimentos das regras e deve ser amplamente divulgado e aprovado em Assembleia para que não haja nenhum argumento contrário à sua validade,

Caso exista alguma necessidade de arbitragem de conflitos é importante buscar resolver toda e qualquer pendência de maneira eficiente e imparcial. Se dois condôminos estão em algum tipo de entrave ou desacordo, por exemplo, que tal se reunir com ambos para conhecer a história de cada um, sem tomar partes? Tomando essa conversa como base, você poderá tomar uma atitude que seja a mais benéfica possível para ambas as partes, de modo a evitar que o problema se prolongue ou mesmo tome uma proporção ainda maior. O mesmo vale para discussões e conflitos nas assembleias: o quanto antes quaisquer disputas forem solucionadas, menos impactos causarão em seu dia a dia.

5- Procure se manter organizado
Para aprimorar a rotina do síndico, também é importante manter a organização. É o caso de deixar sempre em dia as atas de assembleias, as decisões aprovadas, os orçamentos estabelecidos e toda a documentação da equipe do edifício, por exemplo. Lembre-se de que quanto mais organizado você for, menos esforço terá que empreender posteriormente para encontrar informações importantes. Isso sem contar que menores serão as chances de cometer erros por pura falta de informação disponível. Nesse contexto, como você poderá focar nas funções mais importantes de um síndico, o dia a dia ficará mais leve.

6- Saiba delegar tarefas
Embora o síndico seja o administrador principal e o maior responsável pelo bom funcionamento do edifício como um todo, é muito importante saber delegar tarefas para otimizar a rotina. Defina um corpo de Conselheiros, junto a outros moradores, e defina Comissões com autoridade de decisão. Recomendamos a existência de no mínimo um Conselho de Segurança, um Conselho Financeiro e um Conselho de Patrimônio e Manutenção.

Guarde o seguinte: delegar não significa transferir a incumbência e se eximir da responsabilidade, mas sim garantir que cada pessoa fará sua parte. Se você centraliza todas as tarefas, além de sobrecarregado, será um síndico pouco eficiente, pois não conseguirá atuar nas áreas realmente mais importantes para o bem de todos os condôminos.

7- Comunique-se do jeito certo
As reclamações e exigências de prestação de contas que chegam até você diminuirão consideravelmente com o investimento em uma comunicação de qualidade e que alcance todas as pessoas do condomínio. Apostar na comunicação adequada é, portanto, indispensável para aperfeiçoar a rotina e garantir máxima satisfação dos condôminos com seu trabalho. É o caso, por exemplo, de enviar balancetes para prestar contas e fazer informes que sejam de interesse de todos os usuários. Fixar regras de maneira clara e comunicar as decisões tomadas em assembleias também são formas ativas de melhorar as tarefas usuais, pois diminuem a necessidade de repetir individualmente os informes para cada condômino.

8- Terceirização dos serviços
Parte da dificuldade da rotina de um síndico está ligada à necessidade de administrar equipes com funções diferentes, como o time da limpeza ou da segurança do edifício. Mas isso não significa que a tarefa precise ser sempre complicada. A verdade é que terceirizar serviços pode facilitar bastante sua rotina. O fato de não haver vínculo empregatício, por exemplo, já torna tudo mais simples e eventualmente até mesmo mais barato. Além disso, a questão de as equipes sempre disporem dos equipamentos e conhecimentos necessários para executar as tarefas adequadamente também diminui a pressão de manter um controle tão estrito, o que termina otimizando seu dia a dia. Você poderá contar com a equipe de supervisão da empresa terceirizada para inspecionar, treinar e motivar os funcionários de segurança, portaria, limpeza e manutenção.

Por essas e outras, definitivamente vale considerar a terceirização de serviços com empresas confiáveis como uma forma de simplificar sua atuação como síndico, permitindo que você foque em outras questões mais importantes para a boa administração do condomínio. Para maiores informações sobre como contratar a empresa certa leia o nosso post Como contratar e gerenciar uma equipe de serviços terceirizados.

Para otimizar suas tarefas usuais como síndico, é especialmente importante que você tenha uma boa administradora, estabeleça horários definidos para sua rotina e se mantenha sempre atento à legislação em geral. Além disso, você também deve se preocupar em desenvolver um bom Regulamento Interno, precisa se manter organizado, delegar tarefas e se comunicar do jeito certo. Um dos maiores impactos positivos, entretanto, é causado quando você considera a terceirização de alguns serviços, especialmente segurança e limpeza de modo a tornar toda a administração mais fácil.


Fonte: Aster